Tämä on Jelux Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 23.2.2023.
Viimeisin muutos 23.2.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Jelux Oy
Karhuojantie 166 B
90460 Oulunsalo
Y-tunnus: 3292082-1
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Toimitusjohtaja
Jeremias Tuohimaa
Puh. 050 543 6695
jeremias.tuohimaa (at) jelux.fi
3. Rekisterin nimi
Jelux Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- Henkilön suostumus
- Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, asiakassuhde ja työsuhde
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteiden ylläpito, markkinointi, yhteydenpito sidosryhmiin ja työntekijöiden palkanmaksu ja muut lakisääteiset velvoitteet.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.
5. Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Nimi
- Asema
- Yritys / organisaatio
- Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
- Www-sivujen osoite
- Verkkoyhteyden IP-osoite,
- Tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa
- Tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista
- Laskutustiedot
- Muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
- Osoite
- Puhelintiedot
- Sähköpostitiedot
- Tiedot tilatuista palveluista
Työnantajarekisteriin tallennettavat henkilötiedot:
- Nimi
- Asema
- Osoite
- Puhelintiedot
- Sähköpostitiedot
- Henkilötiedot ja veronumero
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin asiakassuhde sen vaatii. Kirjanpitoaineistossa tiedot säilytetään lain vaatiman kymmenen vuoden ajan.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan sekä viranomaisen pitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa (esim. ytj.fi). Tietoja kerätään myös Google Analytics -analytiikkatyökalun avulla.
Työntekijärekisterin tiedot saadaan työntekijöiltä itseltään.
7. Tietojen luovutukset
Asiakassuhteen aikana tietoja käsitellään luottamuksellisesti rekisterinpitäjän toimesta Jelux Oy:n sisällä. Tilitoimistolle luovutetaan palkanmaksussa tarvittavat tiedot, sekä viranomaisille lain vaatimat tiedot.
Yrityksemme saa luovuttaa tietoja asiakkaan puolesta palvelun edellyttämille tahoille mukaan lukien työn edellyttämät aliurakoitsijat ja yhteistyökumppanit, joilla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja, sekä viranomaiset. Yrityksemme ei luovuta henkilötietoja lakisääteisten luovutusten lisäksi muille kolmansille osapuolille ilman henkilön lupaa/pyyntöä.
Henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle.
8. Evästeiden (cookies) käyttö
Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.
Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta.
On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.
9. Rekisterin suojaus
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin asiakassuhde sen vaatii. Kirjanpitoaineistossa tiedot säilytetään lain vaatiman kymmenen vuoden ajan.
Vanhentuneet tiedot hävitetään asiankuuluvalla tavalla.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.